Patrolmedia.co.id, Solok – Pemko Solok melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok menggelar Bimtek Peningkatan Wawasan dan Kapasitas Kearsipan bagi Pimpinan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Aula D’relazion, Senin (21/3/2022).
Kegiatan itu bertajuk “Kita Sukseskan Pengawasan Kearsipan untuk Mewujudkan Good Governance Di Kota Solok.
Turut Hadir Narasumber dari Direktur Kearsipan Daerah II, Arsip Nasional Republik Indonesia Azmi, serta Kabag dan Sekretaris OPD di lingkup Pemko Solok.
“Semoga bimbingan teknis kearsipan ini dapat berjalan dengan baik dan lancar serta hasilnya akan bermanfaat bagi kita semuanya terutama dalam upaya kita meningkatkan mutu dan kualitas perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Kota Solok dalam hal pengelolaan arsip,” kata Zul Elfian itu disela membuka Bimtek Kearsipan tersebut.
Menurutnya, kearsipan merupakan salah satu urusan wajib dalam penyelenggaraan pemerintahan di negara.
Sebagai urusan wajib tentunya setiap perangkat daerah, yang menyelenggarakan urusan pemerintahan, wajib melaksanakan dan menjalankan urusan kearsipan ini.
Maka, setiap hari membuat dan menghasilkan administrasi persuratan wajib memahami bagaimana pengelolaan sebuah arsip.
“Berdasarkan kondisi yang kita lihat dan saksikan sekarang ini, arsip masih dianggap sebagai sesuatu yang kurang penting, kurang diminati dan bahkan banyak kita yang tidak peduli,” kata Zul Elfian.
“Arsip merupakan simpul pemersatu bangsa, roh sebuah organisasi dan bukti otentik dari sebuah rekaman kegiatan yang tidak terbantahkan,” sambungnya.
Ia mengakui dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dan inovatif, dapat dilakukan salah satunya melalui pengelolaan kearsipan.
Zul Elfian juga menegaskan pengelolaan arsip yang baik harus melibatkan kepedulian pimpinan OPD, tidak sekedar menjadi beban pengelola arsip.
“Guna mendukung nilai Pengawasan Kearsipan Kota Solok di tingkat Sumbar dan Nasional, kami mengajak setiap OPD melaksanakan penyelenggaraan kearsipan dengan baik dan memfasilitasi sarana dan prasarana pendukung pengelolaan arsip,” pintanya.
Ditambahkan, Pemko Solok berkomitmen dalam upaya penyelenggaraan kearsipan tersebut, mulai dari pembinaan arsip, bimbingan teknis, pengembangan pengelolaan arsip berbasis elektronik, rencana pengawasan kearsipan sampai menerbitkan berbagai aturan dan ketentuan terkait kearsipan.
Diantaranya adalah Perwako Nomor 100 Tahun 2017 tentang Tata kearsipan Kota Solok dan Peraturan Walikota Solok Nomor 43 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip yakni daftar yang berisi jenis dan berapa lama umur arsip disimpan.
Dalam hal pembinaan pengelolaan arsip telah dilaksanakan secara bertahap baik secara langsung maupun tidak langsung. Pada tahun lalu telah selesai pula disusun tambahan urusan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan SKKAAD, maka dari itu Pemerintah Kota Solok sudah memenuhi 4 pilar kearsipan yang menjadi landasan penyelenggaraan kearsipan, yaitu:
1. Tata Naskah Dinas;
2. Kode Klasifikasi Arsip;
3. Jadwal Retensi Arsip (JRA);
4. Sistem keamanan akses arsip (SKKAAD)
Dengan telah terpenuhinya 4 pilar kearsipan ini, Pemerintah Kota Solok melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan bersama Inspektorat sudah bisa melaksanakan program kearsipan nasional yaitu Pengawasan/ Audit Kearsipan Internal bagi OPD di lingkungan Pemerintah Kota Solok.
Terakhir disampaikan Zul Elfian, pengawasan kearsipan dilaksanakan untuk mengukur kepatuhan dan kepemahaman pelaksanaan kearsipan di seluruh perangkat daerah.
Dengan adanya pengawasan akan menumbuhkan kesadaran dan rasa tanggungjawab terhadap pengelolaan arsip di setiap perangkat daerah.
“Kami harap Bimtek Kearsiapan ini dapat membangun kesadaran akan pentingnya arsip sebagai nilai informasi, sehingga tata kelola pemerintahan yang baik (Good Governance) dapat terwujud melalui tata kelola arsip yang baik pula,” kata Zul Elfian.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok Wadirman dalam menyebut kegiatan itu untuk mempersiapkan kearsipan yang baik, meningkatkan wawasan dan pengetahuan teknis di setiap perangkat daerah serta mewujudkan kesadaran dan komitmen tentang pentingnya kearsipan.
“Diharapkan kepada setiap OPD dapat mempersiapan pengelolaan arsip yang baik kedepannya,” katanya.
Penulis: Niko Irawan
Editor: Yogi Subroto
